استكشف
منتجاتنا و خدماتنا
نظام إدارة الوثائق (DMS)
يتم تعريف كل مستند داخل نظام إدارة الوجهات السياحية (DMS) بما يلي:
-باركود غير متكرر
-البيانات الوصفية التي تصف الوثيقة (مثال: المنشئ، تاريخ الإنشاء،…إلخ)
-عدد غير محدود من المرفقات ذات الصلة (مثال: الصور).
-قائمة التحكم في الوصول ACL (من يمكنه الوصول إلى المستند وبأي امتيازات)
-كل هذه البيانات تمكن نظام إدارة البيانات (DMS) من تسهيلات الإدارة والاسترجاع القوية.
إدارة العمليات التجارية (BPM)
-يحتوي إي سي إم بلس على واجهة مرئية قوية تسمح ببناء عمليات تجارية مخصصة بسرعة وبدون الحاجة إلى ترميز!
-من خلال السحب والإسقاط البسيط لعناصر التحكم في الإدخال الغنية، يمكن إنشاء نماذج إلكترونية مختلفة للأنشطة على الفور.
-المسارات البديلة، أثناء التقدم، قد يقوم إي سي إم بلس بإعادة تعيين مهمة لموظف آخر في حالة اكتشاف فشل المهمة أو اختناق العملية.
-توجيه/تعيين المهام تلقائيًا، عند بدء تشغيل مثيل للعملية، يقوم إي سي إم بلس تلقائيًا بتعيين أنشطة العملية كمهام للموظفين المناسبين باتباع مسارات التصميم للعمليات التجارية.
– المسارات البديلة، أثناء التقدم، قد يقوم إي سي إم بلس بإعادة تعيين مهمة لموظف آخر في حالة اكتشاف فشل المهمة أو اختناق العملية.
-تكييف عمليات الأعمال، في أي وقت، قد يتم تغيير/تحديث عملية عمل محددة مسبقًا بناءً على إجراءات التصعيد الديناميكية لتعكس احتياجات العمل الجديدة (على سبيل المثال: حذف/إضافة أنشطة، تغيير الأدوار،…إلخ).
إدارة نظام إدارة مراسلات السجلات (CMS).
في إي سي إم بلس، عندما يقوم أحد الموظفين بإنشاء مستند (على سبيل المثال: من خلال المسح الضوئي)، يمكنه نقله بحرية كمهمة لمزيد من المعالجة إلى موظف آخر. ويعتبر هذا النقل المجاني بمثابة مراسلات. يقوم نظام إي سي إم بلس بتسجيل وتتبع هذه المراسلات لمراقبة دورة حياة المستندات داخل النظام.
–منشئ المهام: تحويل مستند إلى مهمة.
-عارض المهام: يسرد جميع المهام (الواردة – المكتملة – المسودة)
-عارض المحتوى: عرض محتويات مستند محدد مع إمكانيات التكبير والتصغير المدمجة للصور الممسوحة ضوئيًا.
-مرفق التوقيع الرقمي عبر أجهزة Wacom.
نظام إدارة الاجتماعات والقضايا (MIMS)
تعمل وحدة إدارة الاجتماعات والقضايا إي سي إم بلس على تقليل الوقت المستغرق مع زيادة إنتاجية كل اجتماع من خلال إنشاء الاجتماع وطباعته ومتابعة محضر الاجتماع.
فوائد:
تم دمج نظام إدارة المحتوى (CMS) والقضايا ونظام إدارة BPMS (نظام إدارة المحتوى) في نفس حزمة البرامج ويمكن أن يعملوا معًا بسلاسة.
-يمكن للموظف تلقي المهام المعينة مجانًا من نظام إدارة المحتوى (CMS) أو مهام النشاط من نظام إدارة الأعمال (BPMS) وإدارة كل هذه المهام معًا من نفس عارض المهام!
يمكن للمسؤول/المدير أيضًا إدارة كلا النظامين من واجهة واحدة.
بوابة إي سي إم بلس
إدارة مركزية للمستندات: توفر بوابة إي سي إم بلس منصة واحدة لتخزين المستندات وتنظيمها والوصول إليها، مما يؤدي إلى تحسين الكفاءة وتقليل التكرار.
التعاون المعزز: فهو يسهل التعاون في الوقت الفعلي بين أعضاء الفريق، مما يسمح بمشاركة المستندات وتحريرها بشكل أسهل.
تحسين الامتثال: يضمن التزام جميع المستندات بالمتطلبات التنظيمية من خلال توفير تخزين آمن ومنظم.
زيادة الأمان: يوفر ميزات أمان قوية، بما في ذلك عناصر التحكم في الوصول والتشفير، لحماية المعلومات الحساسة.
دراسة حالة لمشروع في السعودية
دراسة حالة: مشروع الحكومة في المملكة العربية السعودية
العميل: اتحاد الخليج العربي لكرة القدم
المشكلة :
-واجهت الهيئة تحديات كبيرة في إدارة كميات هائلة من المستندات الورقية المتعلقة بالمواطنين والموظفين والعمليات الإدارية. وأدت العمليات اليدوية إلى تأخير اتخاذ القرار، وصعوبة الوصول إلى المعلومات، وزيادة المخاطر المتعلقة بأمن المعلومات والالتزام باللوائح المحلية والدولية.
الأهداف :
1- رقمنة جميع المستندات الورقية لتقليل استخدام الورق وتحسين الوصول إلى المعلومات.
2- تعزيز الكفاءة التشغيلية من خلال أتمتة سير العمل الإداري.
3- التأكد من الالتزام باللوائح المحلية والدولية المتعلقة بحماية البيانات وأمن المعلومات.
4- زيادة الشفافية وتحسين القدرة على متابعة المستندات والإجراءات الحكومية.
الحلول :
-نفذت الهيئة نظام إدارة المحتوى المؤسسي (إي سي إم بلس) والذي تضمن الميزات التالية:
-رقمنة المستندات: استخدام تقنية التعرف الضوئي على الحروف (OCR) لتحويل المستندات الورقية إلى نسخ رقمية قابلة للبحث.
-أتمتة سير العمل: إعداد سير عمل آلي لإدارة العمليات الإدارية مثل الموافقات والمراجعات والشهادات.
-إدارة السجلات: توفير نظام أرشفة متكامل لإدارة السجلات والمستندات بشكل فعال.
-أمن البيانات: تنفيذ تقنيات التشفير وضوابط الوصول لضمان أمن المعلومات وحمايتها من الوصول غير المصرح به.
-بوابة الموظف: إنشاء بوابة إلكترونية للموظفين للوصول بسهولة إلى المستندات المطلوبة والمشاركة في سير العمل.
النتائج :
1- تحسين الكفاءة التشغيلية: تقليل وقت معالجة المستندات بنسبة 70%، وتسريع عملية اتخاذ القرار وتحسين تقديم الخدمات للمواطنين.
2- زيادة الشفافية: تعزيز القدرة على تتبع الوثائق والإجراءات الحكومية، وتعزيز الشفافية والمساءلة داخل الهيئة.
3- خفض تكاليف التشغيل: أدت عملية الرقمنة إلى تقليل الحاجة إلى التخزين الفعلي، مما أدى إلى خفض تكاليف التخزين والصيانة.
4- الامتثال المعزز: يضمن النظام الامتثال للوائح المحلية والدولية المتعلقة بحماية البيانات وأمن المعلومات.
5- تحسين الأمان: تعزيز أمان المعلومات الحكومية من خلال تنفيذ تقنيات التشفير وضوابط الوصول.
خاتمة:
أدى تطبيق نظام إدارة المحتوى المؤسسي (إي سي إم بلس) إلى تحسينات كبيرة في عمليات هيئة الحكومة المحلية في المملكة العربية السعودية. تم تحقيق جميع الأهداف المحددة، مما أدى إلى تعزيز الكفاءة التشغيلية وزيادة الشفافية وخفض التكاليف وضمان الامتثال والأمن.
* لمزيد من المعلومات حول كيف يمكن لحلول إدارة المحتوى المؤسسي لدينا أن تساعد في تحسين عمليات الإدارة الحكومية لديك، يرجى الاتصال بفريق المبيعات لدينا.
